P.A.M. HR 作業流程簡化版
年代集團 | v1.1 | 2026/04/25 給 HR 同事看的「全年怎麼跑」地圖。要看細部操作步驟，請翻 PAM_HR操作說明書_SOP.md
全年大架構
┌─────────────────────────────────────────────────────────┐
│ 階段 A：前置作業（系統內） │
│ 建專案 → 建週期 → 虛擬部門 → 名單匯入 → 部門行政 │
│ → 假勤獎懲 → 等第配額 → 開帳號 │
│ │
│ ★ 全部完成才能 → 發送考核開始通知 │
├─────────────────────────────────────────────────────────┤
│ 階段 B：考核期間（系統內） │
│ 主管評分 → HR 監控進度 → 等第檢查站把關 → │
│ 部門等第審核 → HR 確認 → 週期鎖定 │
├─────────────────────────────────────────────────────────┤
│ 階段 C：強制面談（系統 + 線下） │
│ 面談確定 → 寄通知 + PDF → 主管【線下人工面談】 │
│ → 紙本交回 → HR 上傳掃描 → 已完成 │
├─────────────────────────────────────────────────────────┤
│ 階段 D：紙本簽核（線下，104 回寫前必做）★ │
│ 部門結果報告書 → 各部門主管簽核（紙本） │
│ → HR 彙整全公司結果報告書 → 董事長簽核 │
│ │
│ ★ 全部簽完才能 → 進階段 E │
├─────────────────────────────────────────────────────────┤
│ 階段 E：104 回寫（系統內，但需階段 D 完成） │
│ 產個人考核表 PDF → 回寫考核成績到 104 │
│ → 回寫面談結果 → 結案週期 │
├─────────────────────────────────────────────────────────┤
│ 階段 F：年度結算（年終跑完才做，含線下簽核） │
│ 部門年度調分 → HR 兩道檢查站確認 → 執行結算 │
│ → 年度紙本簽核（同階段 D）→ 年度成績回寫 104 │
│ → 鎖定專案 │
└─────────────────────────────────────────────────────────┘
階段 A：前置作業
這 8 件事順序很重要 — 沒做完，先別按「發送考核通知」。
| # | 區塊 | 重點 |
|---|---|---|
| 1 | 建專案 | 開年度專案，系統會自動幫你開年中 + 年終兩個週期 |
| 2 | 設週期 | 起迄日期（開始日期影響 90 天到職判定）、假勤統計區間、三個截止日 |
| 3 | 虛擬部門 | 「公司+部門」→「群組」對應規則。先建好再匯名單，員工才會自動歸隊 |
| 4 | 匯名單 | 跑 gen_import.py（記得帶 --period-start）→ HR 親自看一遍 Excel → 再上傳。Excel 有兩 Sheet：在考核名單 / 未列入名單 |
| 5 | 部門行政 | 指派祕書 / 助理當追蹤角色，他們不能評分，但會幫你盯進度 |
| 6 | 假勤獎懲 | 從 104 同步過來。獎懲是整年共用一份，不用年中年終各匯一次 |
| 7 | 等第配額 | 每個部門做兩件事：(1) 指定部門主管（如果主管也在這部門，總人數自動扣 1）(2) 設配額人數 |
| 8 | 開帳號 | 同步帳號 → 主管帳號開啟、密碼重設成 @2026。不在名單的舊帳號自動停用 |
⚠️ 同一時間只能跑一個週期。年中沒結案就啟用年終會出事（密碼會互蓋）。
✅ 1~8 全做完 → 才發「考核開始通知」。
階段 B：考核期間（HR 在旁邊盯）
HR 不評分，只負責盯進度。
系統內你要做的
- 儀表板每週看一次 — 看逾期主管 / 退件未重送 / 未開始三類
- 截止日前 3 天 — 主動寄催繳信
- 真的催不動 — 找部門行政幫你追
等第檢查站（重要關卡）
主管評了特優、乙等、丙等的員工，會跑到儀表板的「等第檢查站」等你看。
- 具體事蹟 / 評語合理 → 按「通過」
- 評語太空泛 → 退回給主管改
- ⚠️ 檢查站沒通過完，HR 就不能確認該部門等第（會卡住下一步）
部門等第審核
部門主管自己調等第，HR 只負責確認或退回。
- 部門全員考核完 → 部門主管調等第 → 送出
- HR 進來看 → 按「確認」（前提：該部門等第檢查站全通過了）
- 所有部門都 HR 確認過 → 週期鎖定
- 想退回已確認的案件？要 HR 管理員密碼（防誤按）
階段 C：強制面談（系統 + 線下）
被打乙等 / 丙等的員工要走強制面談流程。
HR：等第檢查站通過該員工
↓
HR：勾選 → 點「面談確定」 → 系統產面談表 PDF
↓
HR：勾選 → 點「發送通知」 → 系統寄信給主管（附 PDF）
↓
【線下人工作業】
主管：聯繫員工，安排面談時間
主管：依面談表 PDF 進行訪談
主管：在紙本面談表填訪談紀錄、改善計畫、簽名
主管：紙本交回 HR（或掃描寄回）
↓
HR：在系統上傳掃描的 PDF → 狀態變「已完成」
⚠️ 這不是純線上流程。系統幫你寄通知、收掃描檔，真正的訪談得主管自己跟員工面對面談。
階段 D：紙本簽核（★ 104 回寫前必做）
這是線下作業，系統不會擋你，得 HR 自己抓時間。
HR 從「結案報表」匯出部門結果報告書（Excel + PDF）
↓
分送各部門最終主管簽核（紙本）
↓
各部門主管簽名 → 紙本交回 HR
↓
HR 彙整成全公司結果報告書
↓
呈董事長 + 相關主管簽核（紙本）
↓
全部簽完 → 才能進階段 E（104 回寫）
⚠️ 沒簽完，先別回寫 104。不然 104 上有資料、紙本還沒簽，事後要追會很麻煩。
💡 兩種文件別搞混： 部門結果報告書是內部簽核歸檔用的；104 回寫的是個人考核表 PDF（每個員工一份）。
階段 E：104 回寫（紙本簽完才執行）
| 步驟 | 系統會做什麼 |
|---|---|
| 產個人考核表 PDF | 在「結案報表 → Tab 3」按產生，每個員工一份 |
| 回寫考核成績 | 寫入 104 的 HRMS_EXAM 表 + 把 PDF 拷到 104 網路硬碟 |
| 回寫面談結果 | 把面談掃描檔同步到 104 |
| 結案週期 | 週期變「已結案」+ 自動發完成公告 |
按下回寫前先看 3 個 banner
- 🟢 104 連線（綠色 = 操作人有對應到 104 帳號）
- 🟢 SMB 路徑（綠色 = 連得到 104 網路硬碟）
- 🟢 PDF 都產完了（沒有失敗的）
⚠️ 再強調一次：104 回寫的是個人考核表 PDF，不是部門結果報告書。部門報告書是階段 D 給主管簽的紙本歸檔。
階段 F：年度結算（年終跑完才做）
跟階段 B 的等第審核流程很像，只是多了「年度總分」這一層 + 多一道檢查站要跑。
所有部門年終等第審核已 Confirmed
↓
部門主管：調年度總分（年中+年終 ÷2 + 獎懲）→ 提交
↓
HR 通過兩道檢查站：
① 年終考核等第檢查站
② 年度調分等第檢查站
↓
HR 確認該部門
↓
全部部門都 Confirmed → 點「執行結算」
↓
【線下：年度結果報告書紙本簽核（同階段 D）】
↓
回寫 104 年度成績（同階段 E）
↓
鎖定專案
⚠️ 想退回 / 解鎖已確認的年度結算？要 HR 管理員密碼。
系統不會讓你跳過的關卡
這些是系統或流程強制限制，沒辦法繞過：
| 想做的事 | 卡住的原因 |
|---|---|
| 發考核通知 | 階段 A 8 項沒做完（建議自己對一次清單） |
| 確認部門等第 | 該部門等第檢查站還有人沒通過 |
| 鎖定週期 | 還有部門等第審核沒 Confirmed |
| 執行年度結算 | 還有部門年度結算沒 Confirmed |
| 改鎖定週期的人員 | 會問 HR 管理員密碼 |
| 回寫 104（建議手動把關） | 階段 D 紙本還沒簽完（系統不擋，HR 自己抓時序） |
| 同時跑兩個週期 | 年中沒結案就啟年終，密碼會互蓋 |
不在系統裡做的事（線下作業總清單）
| 階段 | 要做什麼 | 誰負責 |
|---|---|---|
| A-4 | 親眼檢查 Excel 名單 | HR |
| A-7 | 等第配額決策（按公司政策） | HR + 人資長 |
| C | 跟員工面對面面談 + 填紙本面談表 | 部門主管 |
| C | 紙本面談表交回 HR | 部門主管 → HR |
| D | 部門結果報告書紙本簽核 | 各部門主管 |
| D | 全公司結果報告書紙本簽核 | 董事長 + 相關主管 |
| F | 年度結果報告書紙本簽核 | 同 D |
💡 最容易卡的就是階段 D 紙本簽核。主管出差、董事長行程滿，104 回寫就跟著延。訣竅：早一點安排簽核時間，留 buffer。
全年時程表（建議）
| 月份 | 階段 | 重點 |
|---|---|---|
| 12 月（前一年） | A | 建專案 + 年中週期、設獎懲統計起迄 |
| 4 月 | A | 建虛擬部門 → 撈名單匯入 → 部門行政 |
| 4 月底 | A | 假勤同步 → 等第配額 → 開帳號 → 發通知 |
| 5 月 | B | 主管評分、催進度、等第檢查站把關 |
| 6 月初 | B → D → E | 等第審核 → 紙本簽核 → 104 回寫 |
| 10 月 | A | 建年終週期 → 同步 → 等第配額 → 發通知 |
| 11 月 | B + C | 年終評分 + 等第審核 + 強制面談 |
| 12 月初 | D → E | 紙本簽核 → 104 回寫 |
| 12 月中 | F | 年度結算 → 紙本簽核 → 104 回寫年度 → 鎖定 |
卡住了找誰
| 問題 | 找誰 |
|---|---|
| 系統壞了、按了沒反應 | 資訊科技部 |
| 104 同步、SMB 路徑連不上 | 資訊科技部負責 104 的工程師 |
| 等第政策、配額決策 | 人資長 |
| 主管不肯評分 | 找部門最終主管 + 部門行政幫追 |
| 紙本簽核遲遲簽不下來 | 直接打給該主管秘書催 |
版本變更記錄
v1.1（2026/04/25）
| 變更項目 | 說明 |
|---|---|
| 改為大區塊流程結構 | 不再列詳細操作步驟，改為 6 個階段（A~F）+ 全流程限制清單 |
| 補齊線下作業 | 加入階段 C 人工面談、階段 D 紙本簽核、階段 F 年度紙本簽核獨立段落 |
| 線下作業總清單 | 整理出所有不在系統內做的事 + 負責人 |
| 流程順序對齊 | 對齊 PAM_HR 操作說明書 v3.7（虛擬部門 → 名單 → 部門行政 → 假勤 → 等第配額 → 通知） |
| 硬性限制清單 | 整理出系統 / 流程強制不能跳過的關卡 |
| 104 回寫澄清 | 強調回寫的是個人考核表 PDF，不是部門結果報告書（兩份不一樣） |
v1.0（2026/04/24）
初版發行。
年代集團 資訊科技部 | 績效考核管理系統（P.A.M.）HR 流程簡化版 v1.1 | 2026/04/25