P.A.M. 部門行政操作手冊
年代集團 | v1.1 | 2026/04/25 給部門秘書、行政助理等協助追蹤考核進度的同仁
你的角色
HR 會在帳號管理頁面把你設為「部門行政」（Coordinator）。這個角色不需要評分，主要工作是幫主管追蹤進度。
✅ 你能做
- 看部門考核進度（有個行政儀表板）
- 找逾期主管、未重送的退件、還沒動的案件
- 按一個按鈕寄送部門進度報告（Email + Excel）
- 列出未完成清單，幫主管催進度
❌ 你不能做
- 不能評分 — 無法存草稿或提交考核表
- 不能改等第 — 審核和調整等第都不行
- 不能動人員名單 — 加人、刪人、改配額都是 HR 的事
- 不能鎖定週期或結算 — 年度結算只有 HR 能做
💡 簡單說：你是追蹤小幫手，評分和決策都還是主管的責任。
目錄
1. 系統登入
1-1. 登入步驟
- 開啟瀏覽器，輸入系統網址
- 輸入 員工編號 或 姓名
- 輸入 密碼（初次登入用 HR 給的預設密碼，通常是
@2026） - 點擊「登入」
- 進去後自動帶你到「今日要事」頁面 — 就是你的行政儀表板，裡面有截止日倒數、進度百分比、和三大追蹤分組（逾期主管、退件未重送、未開始），還有一個「寄送部門進度報告」按鈕
⚠️ 登入有效期 8 小時，過期後需要重新登。
1-2. 首次登入一定要改密碼
- 首次登入系統會強制帶你到「修改密碼」頁面
- 輸入舊密碼（就是 HR 給的
@2026） - 輸入新密碼（建議 8 碼以上，混英文+數字）
- 確認 → 系統會自動登入你新設的密碼
1-3. 日後要改密碼或忘記密碼
改密碼： 登入後，側邊欄左下角點 🔑 鑰匙圖示
忘記密碼： 登入頁面點「忘記密碼？」→ 輸入員工編號 → 系統會寄 6 位驗證碼到你的公司 Email
2. 行政儀表板（你的工作台）
位置： 登入後的首頁，或點側邊欄的「今日要事」
💡 系統裡叫「今日要事」，但其實就是你的行政儀表板。一個頁面，同一個連結 (
/review/today)。
2-0. 想看不同的考核週期？
頁面右上角有年度專案和考核週期下拉選單，系統預設顯示最新進行中的週期。
公司有多個年度（114/115）或同一年有年中+年終考核嗎？下拉選選就能切換。
💡 切換後，下方的截止日倒數、進度率、三大分組都會自動更新。
2-1. 頁面長什麼樣
┌───────────────────────────────────────────┐
│ 嗨！你好 + 你的部門名稱 + 進度 XX% │
├───────────────────────────────────────────┤
│ 倒數牌 —— 還剩幾天？ │
│ 初核截止 D-X 複核截止 D-X 等第 D-X │
├───────────────────────────────────────────┤
│ ▶ 逾期主管（X 人） │
│ ▶ 退件未重送（X 件） │
│ ▶ 未開始（X 件） │
├───────────────────────────────────────────┤
│ [寄送部門進度報告] │
└───────────────────────────────────────────┘
2-2. 三張倒數卡
| 卡片 | 看什麼 |
|---|---|
| 初核截止 | HR 設定的初核期限 + 還剩幾天 |
| 複核截止 | HR 設定的複核期限 + 還剩幾天 |
| 等第審核截止 | HR 設定的等第確認期限 + 還剩幾天 |
📌 期限快到了？ 卡片會變紅色提醒你。期限是 HR 在「考核週期 → 設定作業時間」那裡定的。
2-3. 我部門的進度百分比
「已完成 X / 總計 Y（XX%）」— 只要員工的考核走到最後一關且已送出，就算完成。
3. 三大追蹤分組（幫你找出需要催的人）
3-1. 逾期主管
某位主管的考核卡在某個截止日過了還沒完成，就會列在這裡。
點擊區塊展開看詳情：
- 主管名字、單位
- 哪個環節逾期了（初核/複核/審核）
- 還沒完成的員工名單
💡 怎麼催？ 直接打分機或寄信給該主管，抄上未完成的名單。
3-2. 退件未重送
案子被下游主管打回來了，但負責的主管還沒改好、還沒重送。
點擊區塊展開看詳情：
- 員工名字、被退哪一關、為什麼退
- 什麼時候退的、卡多久了
- 誰要負責修正
💡 這很急！ 退件沒處理會堵住後面的審核。趕快聯繫主管。
3-3. 未開始
員工的考核還停在初核，主管根本沒存過草稿。
點擊區塊展開看詳情：
- 員工名字、部門
- 誰是初核主管
💡 通常的原因： 主管還沒進系統。提醒他登入、存一份草稿就好。
3-4. 一眼看懂三類分組
| 分組 | 案子現況 | 你該怎麼做 |
|---|---|---|
| 逾期主管 | 卡在某個環節，超過期限 | 催主管趕快做 |
| 退件未重送 | 被打回來，還沒改 | 催主管修正 + 重送 |
| 未開始 | 初核主管還沒動過 | 提醒他登入、存草稿 |
4. 寄一份進度報告給主管
4-1. 什麼時候寄？
建議在這些時間寄，讓主管及時掌握進度：
- 初核期限前 3 天
- 複核期限前 3 天
- 等第審核期限前 3 天
- 主管明確要求時
4-2. 怎麼寄？只要按一個按鈕
- 進「今日要事」頁面
- 點上面的「寄送部門進度報告」按鈕
- 系統會自動：
- 按 HR 設定的範本格式寫信
- 附上 Excel（人員清單 + 進度狀況）
- 寄給部門最終審核主管
- 完成後會出現「寄送成功」提醒
4-3. 報告裡有什麼？
Email 內容：
- 部門完成進度（百分比）
- 有幾位主管逾期
- 有幾件退件未重送
- 有幾件未開始
- 各截止日還剩幾天
Excel 附件：
- 員工清單（按職別 + 等第排序）
- 員編 / 姓名 / 單位 / 職別 / 現在卡在哪一關 / 誰在處理 / 狀態 / 上次更新時間
4-4. 信件範本是誰改的？
不是你。HR 在「通知範本管理」那邊維護，你只要按按鈕寄就好。
5. 常見問題
Q：我可以幫主管打分數或調等第嗎？
不行。你是追蹤員，不是評分員。無法存草稿、無法提交表、也無法改等第。這些都要主管自己進系統做。
Q：為什麼我看不到其他部門的資料？
這是安全設計。你只能看 HR 指派給你的部門。其他部門的資料找 HR。
Q：系統說員工「未開始」，但主管說他已經評分了？
可能是這幾種原因：
- 主管沒存草稿 — 口頭說「評過」不算，系統要看存檔或送出的記錄
- 主管存了又刪了 — 可能是測試的時候存的，後來被他清掉了
- 帳號被停了 — 主管的帳號被 HR 停用，系統就無法存草稿
全都確認過還是「未開始」？聯繫資訊科技部。
Q：寄信給誰時有固定收件人嗎？可以改嗎？
現在預設寄給部門的最終審核主管。要改的話去找 HR，由 HR 改通知範本設定。
Q：已經過期了還要催嗎？
當然要！過期不代表自動鎖定，只是表示超進度了。持續聯繫主管，要他儘快完成。
Q：我可以看到員工得了多少分嗎？
看得到員工現在卡在哪一關、有沒有完成，但看不到具體分數（初核分、複核分都隱藏）。分數是主管之間的私密資訊。
Q：我可以直接退件給主管嗎？
不行。只有審核主管和 HR 能執行退件。你只能聯繫主管，請他自己進系統處理。
附錄：遇到問題找誰
| 問題類型 | 找誰 |
|---|---|
| 密碼忘記、登不進去 | HR 同事 |
| 我的部門指派有問題 | HR 同事 |
| 信件範本要改 | HR 同事 |
| 系統故障（畫面壞了、卡住） | 資訊科技部 |
寫信或打電話時，記得告訴他們： 你的員工編號、問題說明、最重要 — 錯誤畫面的截圖
年代集團 資訊科技部 | 績效考核管理系統（P.A.M.）v1.1 | 2026/04/25